編者按：今年是檔案系統(tǒng)貫徹踐行習(xí)近平同志關(guān)于檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化重要論述20周年。為全面推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化先行，有效解決人民日益增長(zhǎng)的檔案利用需求與數(shù)智時(shí)代民生檔案服務(wù)供給之間的矛盾，湖州市檔案館聚焦“大走訪(fǎng)大調(diào)研大服務(wù)大解難”活動(dòng)，圍繞健全完善以人民為中心的檔案資源和利用體系，探索開(kāi)展“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理調(diào)研，提出對(duì)策建議，打造民生檔案治理的“湖州樣本”。

　　背景意義

　　“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理是“堅(jiān)持以人民為中心”的發(fā)展思想的必然要求,是深入貫徹黨的二十大精神，回應(yīng)民生訴求、保障民眾利益、增進(jìn)民生福祉的重要舉措，是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”重要批示精神的具體體現(xiàn)，是主動(dòng)服務(wù)“數(shù)字政府”建設(shè)、探索長(zhǎng)三角一體化檔案合作發(fā)展的創(chuàng)新實(shí)踐，是融入中心工作、打造“實(shí)干爭(zhēng)先”標(biāo)志性成果、助力幸福新湖州建設(shè)的重要舉措，把檔案數(shù)字化、一體化、現(xiàn)代化貫穿到人的全生命周期，推動(dòng)民生檔案公共服務(wù)均等化，不斷提升人民群眾獲得感、幸福感、安全感。

　　主要做法

　　湖州市檔案館依托“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”基礎(chǔ)，鞏固省級(jí)民生檔案資源整合利用試點(diǎn)成果，推進(jìn)“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理，探索建立“1+7+N”（“1”即市檔案館數(shù)據(jù)資源中心，“7”為出生、教育、置業(yè)、婚姻、就醫(yī)、養(yǎng)老、身后等7個(gè)人生階段的涉民單位數(shù)據(jù)分中心，“Ｎ”為基于“人的全生命周期”檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用場(chǎng)景）的工作體系，推動(dòng)“人的全生命周期”檔案數(shù)字化管理走深走實(shí)。

　　摸清底數(shù)，構(gòu)建“一端收集”圖網(wǎng)。成立民生檔案數(shù)字化歸集利用工作領(lǐng)導(dǎo)小組，圍繞“人的全生命周期”檔案資源歸集，繪好一張市域民生檔案分布圖。聚焦“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”目標(biāo)，重點(diǎn)對(duì)接衛(wèi)健、民政、教育、公積金、人社、醫(yī)保、自規(guī)等7個(gè)涉民單位，解決婚姻、不動(dòng)產(chǎn)、社保、公積金、土地確權(quán)等重點(diǎn)民生電子檔案進(jìn)館難題。截至目前，館藏民生檔案57.29萬(wàn)卷，數(shù)字化率達(dá)100%。對(duì)保存在館外的民生檔案通過(guò)上門(mén)指導(dǎo)和跟蹤服務(wù)，推動(dòng)殯葬檔案和學(xué)籍檔案部分完成數(shù)字化。依托“電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理”國(guó)家級(jí)試點(diǎn)成果，探索構(gòu)建存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系。

　　先行先試，打造“一鍵歸檔”通道。聚焦“歸什么”“在哪歸”“怎么歸”問(wèn)題，依托全省“浙里數(shù)字檔案”重大應(yīng)用試點(diǎn)——“湖州市域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)”（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“市域一體化平臺(tái)”），圍繞“收、管、用、治”業(yè)務(wù)切口，開(kāi)發(fā)了“檔案掛接、四性檢測(cè)、歸檔整理、開(kāi)放鑒定、移交進(jìn)館審批”等在線(xiàn)檔案管理功能，在全省率先打通了涉民單位的數(shù)字化歸集通道。同時(shí)，開(kāi)發(fā)統(tǒng)一歸檔接口標(biāo)準(zhǔn)的“電子歸檔預(yù)審”組件，率先在全省上線(xiàn)使用。截至目前，已在線(xiàn)歸集出生醫(yī)學(xué)證明等“人的全生命周期”檔案6.3萬(wàn)件，數(shù)據(jù)量達(dá)80GB。

　　服務(wù)升溫，推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”建設(shè)。為滿(mǎn)足群眾“最多跑一次”要求，積極構(gòu)建“一網(wǎng)一端”共享服務(wù)體系。搭建“湖州市檔案利用專(zhuān)網(wǎng)”，實(shí)現(xiàn)全市各級(jí)綜合檔案館數(shù)字資源共享利用。開(kāi)發(fā)手機(jī)端應(yīng)用，上線(xiàn)“網(wǎng)上查檔大廳”，在浙政釘上架“湖檔直通車(chē)”，初步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部線(xiàn)上查、部門(mén)單位協(xié)同查、基層站點(diǎn)就近查和群眾查檔“掌上辦、馬上查”。據(jù)統(tǒng)計(jì)，市本級(jí)民生檔案查檔量占全年總量的70%以上，年均到館查檔利用者2000余人次，檔案調(diào)閱量超萬(wàn)卷（件），“一網(wǎng)通辦”查檔利用率不斷提升。

　　安全保障，提升“一屏監(jiān)管”水平。將館內(nèi)重要檔案數(shù)據(jù)全部納入“湖州市數(shù)據(jù)安全檢測(cè)預(yù)警及保全平臺(tái)”監(jiān)管，同時(shí)在“市域一體化平臺(tái)”建設(shè)檔案智能監(jiān)管應(yīng)用，推動(dòng)涉民單位登記備份全覆蓋，初步實(shí)現(xiàn)館內(nèi)外檔案數(shù)據(jù)“一屏監(jiān)管”。此外，依托“浙里檔案監(jiān)管指數(shù)”，建立以檔案四個(gè)體系建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)的湖州市檔案工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，制定《湖州市檔案館電子檔案利用規(guī)范》等管理制度，有效保障“人的全生命周期”檔案安全管理。

　　問(wèn)題和挑戰(zhàn)

　　“數(shù)據(jù)煙囪”導(dǎo)致歸集共享難。一是管理主體多?！叭说娜芷凇睓n案被分散保存在市檔案館和不同的涉民部門(mén)，尤其是未進(jìn)館的學(xué)籍檔案等，資源分散難以形成集聚效應(yīng)。二是歸集整合難度大。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，大量檔案散存館外導(dǎo)致不完整性和不連續(xù)性。部分檔案未移交進(jìn)館且數(shù)字化率和數(shù)據(jù)化率未達(dá)標(biāo)等。三是建設(shè)共享數(shù)據(jù)庫(kù)面臨挑戰(zhàn)。各涉民單位開(kāi)發(fā)不同的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)壁壘、信息孤島等問(wèn)題仍是歸集難點(diǎn)。

　　“系統(tǒng)融合度低”導(dǎo)致查檔利用難。一是系統(tǒng)兼容性問(wèn)題凸顯。各涉民單位業(yè)務(wù)信息平臺(tái)分布在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在接口設(shè)置、數(shù)據(jù)共享、系統(tǒng)集成等方面存在瓶頸，如學(xué)籍、社保、婚姻檔案的應(yīng)用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置較為復(fù)雜，共享難度較大。二是用戶(hù)體驗(yàn)的滯后性問(wèn)題。平臺(tái)缺少基于大數(shù)據(jù)分析的智能問(wèn)答、關(guān)聯(lián)提示等增值服務(wù)，掌上查檔等應(yīng)用系統(tǒng)還需反復(fù)實(shí)踐、迭代升級(jí)等。

　　“觀念束縛”導(dǎo)致協(xié)同管理難。一是缺乏協(xié)同管理的理念。各單位共享意識(shí)不強(qiáng)，在線(xiàn)歸集通道已建立，但存在“高速路建好了、核心數(shù)據(jù)缺失或跑的很少”的情況。同時(shí)，部分單位沒(méi)有將核心數(shù)據(jù)歸集到檔案室，制約了共享質(zhì)量。二是缺乏協(xié)同機(jī)制的建設(shè)。在民生檔案管理機(jī)制、數(shù)據(jù)共享、標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)等方面，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和完善的制度體系。

　　“安全風(fēng)險(xiǎn)”制約高質(zhì)量發(fā)展。一是數(shù)據(jù)傳輸、利用過(guò)程中存在安全隱患。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在一定的安全漏洞，如木馬病毒、黑客等造成的數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)泄密等問(wèn)題。二是平臺(tái)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。作為數(shù)字檔案的存儲(chǔ)設(shè)備具有易損壞的特性，且硬件淘汰周期短、軟件更新速度快、維護(hù)管理專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，平臺(tái)若產(chǎn)生故障將很大程度上影響歸集利用。

　　有關(guān)建議

　　牢固樹(shù)立“市域共同體”理念。一是凝聚協(xié)同管理共識(shí)。各單位要從思想認(rèn)識(shí)上解決“為民建檔、檔為民用”的問(wèn)題，達(dá)成“市域檔案共同體”建設(shè)共識(shí)，“一盤(pán)棋”推進(jìn)數(shù)字化歸集與利用，確保“人的全生命周期”檔案的完整性和連續(xù)性。二是培養(yǎng)開(kāi)放共享理念。堅(jiān)決破除本位主義，建立館際之間、館室之間的互聯(lián)互通新機(jī)制，建議成立由市檔案館、市大數(shù)據(jù)局、涉民部門(mén)共同參與的工作團(tuán)隊(duì)，配備專(zhuān)業(yè)人員，建立工作指標(biāo)體系，形成上下聯(lián)動(dòng)、橫向齊動(dòng)的開(kāi)放共享工作機(jī)制。三是增強(qiáng)全社會(huì)意識(shí)。加大《檔案法》和檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)群眾共建共享民生檔案資源的積極性，為檔案工作凝聚強(qiáng)大合力。

　　著力建設(shè)“高質(zhì)量”數(shù)字資源庫(kù)。一是探索建立全市民生檔案數(shù)據(jù)中心。開(kāi)設(shè)“人的全生命周期”檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)“收、管、存”基本功能。系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)通過(guò)人工歸集方式上傳平臺(tái)；業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過(guò)建設(shè)“數(shù)據(jù)接引系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)批量、實(shí)時(shí)多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的便捷同步或接入，通過(guò)“市域一體化平臺(tái)”在線(xiàn)歸集移交。二是統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。制定“人的全生命周期”檔案數(shù)字歸集的標(biāo)準(zhǔn)制度，明確歸集范圍、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加工標(biāo)準(zhǔn)等，加速部門(mén)間的業(yè)務(wù)協(xié)同。梳理并開(kāi)展數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)化工作。三是維護(hù)數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過(guò)系統(tǒng)匹配完善、數(shù)據(jù)比對(duì)碰撞、人工核對(duì)修改、專(zhuān)業(yè)軟件檢測(cè)等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)校核，形成高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。探索“人工+智能”的組合應(yīng)用，強(qiáng)化數(shù)據(jù)開(kāi)放審核。

　　全力構(gòu)建“多維度”平臺(tái)體系。一是升級(jí)完善“市域一體化平臺(tái)”。完善“1+7+Ｎ”的“人的全生命周期”檔案一體化數(shù)字管理應(yīng)用框架，由民生檔案主管部門(mén)牽頭將市建系統(tǒng)與“市域一體化平臺(tái)”徹底打通，真正實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域跨部門(mén)的互聯(lián)互通、共建共享。二是打通政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)“一鍵式”在線(xiàn)歸檔。將浙江政務(wù)服務(wù)一體化平臺(tái)上的民生政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件通過(guò)省檔案交換平臺(tái)推送至“市域一體化平臺(tái)”進(jìn)行預(yù)歸檔，再通過(guò)設(shè)置歸檔模塊轉(zhuǎn)換為符合進(jìn)館要求的電子檔案。三是推出多場(chǎng)景的數(shù)字化利用模式。推廣“湖檔直通車(chē)”應(yīng)用，打通市檔案館與部門(mén)、區(qū)縣間的查檔通道，實(shí)現(xiàn)全市域互查利用。對(duì)接“浙里辦”查檔服務(wù)端，加快移動(dòng)設(shè)備檔案互動(dòng)平臺(tái)建設(shè)。

　　堅(jiān)決擰緊“安全感”責(zé)任鏈條。一是健全安全管理體系。在“湖州市數(shù)據(jù)安全檢測(cè)預(yù)警及保全平臺(tái)”基礎(chǔ)上，建立健全“一屏監(jiān)管”的檔案安全防范體系，建立完善檔案安全工作機(jī)制，提供“統(tǒng)一、實(shí)時(shí)、智能”的安全服務(wù)。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理。增加安全設(shè)備和技術(shù)投入，通過(guò)電子加密、電子簽章等身份認(rèn)證技術(shù)確保信息傳輸安全。運(yùn)用“區(qū)塊鏈+數(shù)據(jù)保真”技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全。三是規(guī)范安全共享流程。完善檔案智能監(jiān)管應(yīng)用，制定共享利用安全管理制度，實(shí)現(xiàn)“任務(wù)指派-辦理-反饋-分析”的全流程管理。

　　切實(shí)提升“滿(mǎn)意度”服務(wù)指數(shù)。一是開(kāi)展信息推送服務(wù)。以微信平臺(tái)、浙里辦、浙政釘?shù)容d體開(kāi)展集中推送服務(wù)，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析開(kāi)展個(gè)性化推送服務(wù)。二是提升智能化服務(wù)。完善“浙里檔案”的“我的檔案一鍵通”“檔案通查出證”等湖州模塊。依托“市域一體化平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上“一網(wǎng)通辦”、線(xiàn)下“一門(mén)通辦”、推行“一站式服務(wù)”。三是建立滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)機(jī)制。加強(qiáng)查檔利用跟蹤問(wèn)效，建立滿(mǎn)意度績(jī)效考核，一次查檔一次評(píng)價(jià)，形成與群眾雙向互動(dòng)的回應(yīng)機(jī)制。

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