信息化項目建設(shè)正在大部分企業(yè)中如火如荼的進(jìn)行著。但是由于前期規(guī)劃不足等原因，不少企業(yè)正面臨著一個比較嚴(yán)重的問題。企業(yè)可能有多個信息化管理系統(tǒng)，而這多個系統(tǒng)之間卻相互獨立工作，缺乏應(yīng)有的協(xié)調(diào)。為了提高信息化管理系統(tǒng)的收益，企業(yè)不得不花相當(dāng)大的精力與做好系統(tǒng)的集成工作。在這種情況下，市場上的項目集成方案也越來越多。有的軟件廠商甚至推出了系統(tǒng)集成的平臺，幫助企業(yè)完成這項改革。那么企業(yè)該如何選擇合適的選目集成方案呢？由于各個企業(yè)情況不同，沒有標(biāo)準(zhǔn)的答案。不過在選購的過程中，需要注意如下幾個關(guān)鍵事項。
關(guān)鍵一：事務(wù)控制必不可少
如不少企業(yè)在上ERP或者CRM等信息化管理系統(tǒng)之前，基本上都已經(jīng)部署了財務(wù)管理軟件。此時在企業(yè)面前就有兩條路可走。一是放棄原先的財務(wù)管理軟件，然后利用ERP系統(tǒng)中的財務(wù)模塊來代替。二是不夠買ERP系統(tǒng)中的財務(wù)管理模塊而繼續(xù)使用原有的財務(wù)管理軟件，然后通過集成讓他們兩個系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作。如果使用前者，那么企業(yè)的信息化項目建設(shè)必然出現(xiàn)重復(fù)投資的情況，而且還會加大項目的風(fēng)險。而如果選擇后者的話，企業(yè)需要額外來進(jìn)行項目集成方面的工作，當(dāng)然這項工作也存在一定的風(fēng)險。兩個方案可謂各有利弊，就看企業(yè)如何選擇了。
如果企業(yè)選擇后者，即選擇集成方案的話，那么在選購集成產(chǎn)品的時候需要注意，在集成方案中也要有事務(wù)控制等方面的能力。如ERP庫存管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)之間的結(jié)合點就是收貨單或者出貨單等相關(guān)單據(jù)。集成方案的功能就是將這些單據(jù)根據(jù)一定的規(guī)則轉(zhuǎn)換為財務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)付帳款或者應(yīng)收帳款等憑證。此時集成產(chǎn)品不僅僅只是負(fù)責(zé)單據(jù)的轉(zhuǎn)換，而且還應(yīng)該有一定事務(wù)的控制能力。如有時候雖然有收貨單，但是由于種種原因，如供應(yīng)商沒有及時提供發(fā)票等因素，不能夠?qū)⑦@個收貨單轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款。類似的控制需要在集成產(chǎn)品中有所體現(xiàn)。不然的話，如果只是數(shù)據(jù)的傳遞，在財務(wù)系統(tǒng)中處理起來就會非常的麻煩。
對此筆者的意見是，對于集成產(chǎn)品最好也做成那種平臺，可以允許用戶自定義。至少可以用戶根據(jù)實際情況，對需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾。如將不符合條件的收貨單等過濾掉。如此的話，可以節(jié)省財務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)付帳款二次審核的時間。只有符合既定條件的收貨單等單據(jù)才會被轉(zhuǎn)換為對應(yīng)的財務(wù)憑證。這種控制在實際工作中是非常必要的。
關(guān)鍵二：轉(zhuǎn)換處理能力不可少
當(dāng)將數(shù)據(jù)從一個系統(tǒng)通過集成產(chǎn)品轉(zhuǎn)換到另一個系統(tǒng)的時候，往往不僅僅是數(shù)據(jù)的簡單傳遞。在這個傳遞的過程中，需要對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的處理與轉(zhuǎn)換。
如在ERP系統(tǒng)中在產(chǎn)品報價的時候，可能采取的是價稅合一的策略。即在產(chǎn)品的價格中，不僅包含產(chǎn)品的買價與售價，而且還包括一些稅金，如應(yīng)交增值稅等等。而在財務(wù)系統(tǒng)中，處于核算的需要，必須要求將價稅進(jìn)行分離。即稅金管稅金，實際的買價歸買價。如果采用一些一體化的解決方案，如采用ERP系統(tǒng)中的財務(wù)模塊，那么在將出貨單等單據(jù)轉(zhuǎn)換為財務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)收應(yīng)付憑證，就會自動完成這個價稅分離的工作。而如果采用集成的方案，那么這個工作就需要集成方案來完成。
再如，在生成應(yīng)付帳款憑證的時候，會有一個應(yīng)付日期。這個日期也需要進(jìn)行推算，而不僅僅只是簡單的將收貨日期更新到對應(yīng)的應(yīng)付帳款憑證中。這個日期往往是結(jié)合收貨單或者發(fā)票上的日期與供應(yīng)商或者客戶的付款條件，最后測算出來的一個日期。如果這項工作由財務(wù)人員手工來完成，即進(jìn)行手工的修改，那么工作兩會非常的的大。最主要的是，這項工作沒有什么技術(shù)含量，是重復(fù)勞動的事情。完全可以由系統(tǒng)來完成。針對這種情況，就要求在設(shè)計這兩個系統(tǒng)的集成方案時，需要其具備一定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換能力。而不是一個數(shù)據(jù)的簡單轉(zhuǎn)移。
其實不僅在ERP系統(tǒng)與財務(wù)管理軟件集成有這方面的要求。在CRM與ERP系統(tǒng)、CRM與財務(wù)管理軟件集成時，也都有類似的需求。故集成方案必須具有對原始數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換能力，這是必須具備的一項功能。
關(guān)鍵三：雙向操作功能不可少
在集成方案中，數(shù)據(jù)流與信息流應(yīng)該是雙向流動的。如上面筆者談到過一個ERP系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成的案例。在這個案例中，就要求信息流必須是雙向流動的。如通過集成產(chǎn)品，將ERP系統(tǒng)中的收貨單轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款。當(dāng)將收貨單順利轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款時，集成方案還應(yīng)該回饋一個信息給ERP系統(tǒng)，告知已經(jīng)成功轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款，并作上相關(guān)的標(biāo)記。只有如此，才能夠防止后續(xù)的第二次重復(fù)轉(zhuǎn)換。
其次，大部分情況下，財務(wù)人員可能需要對生成的應(yīng)付帳款進(jìn)行修改。對于這些情況也必須反映到ERP系統(tǒng)中去。如在應(yīng)付帳款審核的時候，發(fā)現(xiàn)某張收貨單原始憑證有問題。此時會要求倉庫人員進(jìn)行更正。因為財務(wù)制度要求原始憑證必須與記賬憑證一致。故財務(wù)人員不能夠直接更改記帳憑證。在這種情況下，財務(wù)用戶需要刪除原有的應(yīng)付憑證。此時集成產(chǎn)品應(yīng)該將這個刪除的操作再返回給ERP系統(tǒng)。只有如此，ERP系統(tǒng)才會刪除收貨單上的已結(jié)帳標(biāo)記。如果不刪除這個標(biāo)記的話，收貨單不能夠進(jìn)行更改（這是ERP系統(tǒng)中最簡單的邏輯控制），同時也不能夠再次轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款。
類似的情況還有許多。如在審核時，財務(wù)人員可能覺得只有一半符合需求，即只結(jié)帳一半的金額。剩余的金額需要在下一次的時候再結(jié)帳。此時集成產(chǎn)品也需要將這方面的信息傳遞給ERP系統(tǒng)。以方面后續(xù)的操作與查詢?？傊?，筆者舉這么多的例子，需要說明的就是一個問題。在選購集成產(chǎn)品的時候，信息流往往是雙向的。即要在兩個被集成的系統(tǒng)之間相互傳遞信息?，F(xiàn)在市場上不少的產(chǎn)品，沒有具備這方面的能力。故企業(yè)用戶在選購的時候，需要多多關(guān)注一下。
關(guān)鍵四：成功實施經(jīng)驗不可少
在選擇集成方案的時候，如果選擇的是現(xiàn)成的成品，那么必須要考慮這個產(chǎn)品以前是否有成功實施的案例。如果選擇的是定制，那么就必須考慮對方的設(shè)計人員是否有項目集成的實際工作經(jīng)驗。如筆者上面所講的這些規(guī)則，如果沒有豐富經(jīng)驗人員是很難想的周全的。只有親身經(jīng)歷的人員或者成品才能夠有切身的體驗。
在集成工作中，企業(yè)用戶可能是第一次碰到。他們沒有這方面的經(jīng)驗，為此很難提出一個周全的集成方案。在這種情況下，只有要求對方的產(chǎn)品或者派出的設(shè)計人員具有相當(dāng)豐富的經(jīng)驗，能夠根據(jù)需要集成的系統(tǒng)與企業(yè)的環(huán)境，提出轉(zhuǎn)換過程中可能會遇到的一些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換問題，向企業(yè)詢問哪些信息需要雙向流動，需要對哪些事務(wù)進(jìn)行控制等等。其實如果只是數(shù)據(jù)的同步，那么系統(tǒng)集成是非常簡單的，有時候甚至通過數(shù)據(jù)庫就可以完成。而正是因為集成過程中需要考慮到方方面面的問題，所以系統(tǒng)集成才會成為一個新的行業(yè)。
總之，如果企業(yè)無論是選購成品還是定制解決方案，這個經(jīng)驗都是必不可少的。如果對方派出人員有比較豐富的項目集成經(jīng)驗，那么企業(yè)可以少走很多冤枉路；集成的效果也會更好。
