善用管理工具

　　近期的華爾街金融動(dòng)蕩很快就蔓延到全球，受其影響中國股市也如過山車般下滑，9月18日滬指一度逼近1800點(diǎn)。盡管我國政府于9月19日出臺(tái)了印花稅單邊征收等利好政策，實(shí)施救市行為，但是誰也不能否認(rèn)，相比去年的牛市盛況，全球資本市場(chǎng)被華爾街“拖累”得一片哀鴻。

　　面對(duì)此番光景，即便是財(cái)大氣粗公司的CIO也不得不早做準(zhǔn)備。據(jù)英國《金融時(shí)報(bào)》報(bào)道，美國福里斯特調(diào)查公司(Forrester)指出，由于全球經(jīng)濟(jì)放緩，全球43%的企業(yè)在2008年削減了IT總預(yù)算，24%的企業(yè)暫停了可隨意支配的IT經(jīng)費(fèi)。該報(bào)告稱，身處不同國家、不同行業(yè)和不同類型的企業(yè)，經(jīng)濟(jì)放緩對(duì)IT預(yù)算的影響也不盡相同，近50%的美國企業(yè)削減了IT預(yù)算，而只有28%的德國公司壓縮了IT預(yù)算。

　　9月9日，聯(lián)想集團(tuán)CEO阿梅里奧指出，由于全球經(jīng)濟(jì)存在不確定因素，聯(lián)想擔(dān)心企業(yè)將削減IT預(yù)算，由此會(huì)影響聯(lián)想的銷售。這個(gè)消息一傳出，聯(lián)想股價(jià)下滑2.24%。

　　其實(shí)，對(duì)于CIO們來說，2008年的情況還不算太糟，因?yàn)镮T預(yù)算是上一個(gè)財(cái)年結(jié)束前就做好的，大部分企業(yè)還不至于中途削減IT支出，不過即將來到的2009年情況卻變得嚴(yán)峻起來，因此不少CIO都做好了節(jié)衣縮食的打算。這對(duì)CIO們的最大考驗(yàn)是，IT預(yù)算可能減少，但工作業(yè)績(jī)卻不能縮水?！安荒苷f預(yù)算縮減到6成，IT效果也打折到6成。”華東區(qū)蘇州IT交流協(xié)會(huì)的成員吳晉賢說。他認(rèn)為，當(dāng)企業(yè)銀根緊縮時(shí)，CIO要變身為IT財(cái)務(wù)官，提高資金的使用效率。

　　善用管理工具

　　吳晉賢是一家臺(tái)資制造企業(yè)的IT經(jīng)理，對(duì)他來說，無論經(jīng)濟(jì)怎么低迷，都不會(huì)出現(xiàn)IT預(yù)算削減的情況——不是他的公司肥得流油，而是平常他就非常善于用管理工具分配資金，使每筆IT投資都能擠干泡沫、提高效率。吳晉賢的經(jīng)驗(yàn)被蘇州、臺(tái)州一帶的臺(tái)資CIO們紛紛效仿。

　　由于吳晉賢所在企業(yè)是制造企業(yè)，業(yè)務(wù)持續(xù)性是IT部門要保障的重點(diǎn)。為了保障業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的安全性，吳晉賢用ITIL(Information Technology Infrastructure Library，信息技術(shù)基礎(chǔ)架構(gòu)庫)確立IT各崗位的職責(zé)及IT系統(tǒng)各層級(jí)的管理制度。他首先加強(qiáng)的是信息系統(tǒng)中比較薄弱的地方，“生產(chǎn)一刻都不能停，因此我們對(duì)系統(tǒng)的安全度非常在意?！辈贿^，他并沒有花大價(jià)錢買最昂貴的信息安全軟件，而是通過制定IT制度和流程，規(guī)定每臺(tái)電腦的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，包括不同崗位對(duì)互聯(lián)網(wǎng)出口的選擇、每個(gè)層級(jí)工作人員對(duì)IE瀏覽器的預(yù)設(shè)選項(xiàng)等設(shè)置。

　　在ITIL的理念之下，這家臺(tái)資企業(yè)將管理規(guī)范落實(shí)到很細(xì)微的地方，比如每臺(tái)筆記本電腦連上一個(gè)網(wǎng)頁究竟是需要1秒鐘還是兩秒鐘，都會(huì)有具體的規(guī)定。諸如此類防患于未然的措施，使得吳晉賢所在的公司沒有出現(xiàn)過系統(tǒng)被攻擊或因?yàn)镮T而造成生產(chǎn)停頓的事故，而蘇州一帶不時(shí)有CIO抱怨自己企業(yè)的系統(tǒng)染上病毒而癱瘓。

　　除了用ITIL的理念管理IT，使得其精密運(yùn)轉(zhuǎn)，吳晉賢認(rèn)為IT應(yīng)當(dāng)管理到企業(yè)生產(chǎn)的很多細(xì)節(jié)，通過節(jié)省能耗來降低成本?！皩?duì)于擁有很多車間的大型制造企業(yè)來說，空調(diào)溫度每升高一度，省下的電費(fèi)可是不菲的?！眳菚x賢說。在他所在的企業(yè)里，整合的IT系統(tǒng)控制了生產(chǎn)中的電閘、空調(diào)、電燈等設(shè)備，所有的流程都被他納入規(guī)范管理的軌道中?！按蠹叶枷Ｍ‰?，但是如何在最省電的模式下令生產(chǎn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)?”現(xiàn)在，吳晉賢的公司采用IT系統(tǒng)管理生產(chǎn)設(shè)備，并且配合嚴(yán)格的生產(chǎn)管理制度，每個(gè)生產(chǎn)崗位上應(yīng)該執(zhí)行的操作都有切實(shí)可依的規(guī)范。比如設(shè)備什么時(shí)候能接通電源、哪些設(shè)備應(yīng)該拉電閘，都有一定的標(biāo)準(zhǔn)，這些管理的效應(yīng)也是通過IT的配合得到提高。

　　“不能因?yàn)镮T預(yù)算減少，CIO就零碎地上一些小系統(tǒng)，這樣僅僅是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳，沒有整體規(guī)劃?！痹趶?qiáng)調(diào)整體IT概念之余，吳晉賢對(duì)很多細(xì)節(jié)也用ITIL進(jìn)行了規(guī)范化管理，包括網(wǎng)絡(luò)線、電話線的布局和運(yùn)用，都有章可循。

　　4年半前，吳晉賢的公司就安裝了IP網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字電話，但是目前大部分崗位仍然采用傳統(tǒng)電話機(jī)。“我們用了很少的錢就把企業(yè)在兩岸三地的通信網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起，彼此之間通電話都是分機(jī)直撥，不需要支付長(zhǎng)途話費(fèi)，但是電話機(jī)仍然是老設(shè)備?！眳菚x賢認(rèn)為，諸如此類的細(xì)節(jié)，都需要在標(biāo)準(zhǔn)化的管理工具的支撐下才能達(dá)到控制IT資金流向、使其透明化及高效率的效果。他做這些的目的很明確——不管IT預(yù)算是否緊縮，IT的績(jī)效不能縮水。

　　錢之外的向量

　　最近，廈門建發(fā)集團(tuán)公司信息化應(yīng)用管理部總經(jīng)理許明在《IT經(jīng)理世界》的CIO社區(qū)里發(fā)帖子，招聘IT經(jīng)理。“做IT需要3種基本資源——時(shí)間、人，還有錢，這三者是一個(gè)三角形，任何一邊短了，必須要拖長(zhǎng)另外兩邊，才能保證面積不變?！痹S明說的“面積”便是IT實(shí)施的效果。

　　其實(shí)，建發(fā)集團(tuán)目前的IT投資并沒有減少，因?yàn)轭A(yù)算是去年就確定的，今年所有的項(xiàng)目也都在按部就班，“明年說不準(zhǔn)會(huì)壓縮IT預(yù)算，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)形勢(shì)不明朗。”對(duì)此，許明已經(jīng)做好了心理準(zhǔn)備。

　　如果IT預(yù)算遭遇壓縮，許明對(duì)CIO的建議是“與老板討價(jià)還價(jià)，保住最重要的任務(wù)，而且將項(xiàng)目時(shí)間適當(dāng)延長(zhǎng)”——在IT預(yù)算緊張的情況下，企業(yè)有可能會(huì)削減供應(yīng)商的費(fèi)用，甚至完全不外包，要憑自己的力量完成項(xiàng)目，這肯定會(huì)需要更多的時(shí)間。對(duì)此，許明的應(yīng)對(duì)措施是分解項(xiàng)目，比如能一期完成的項(xiàng)目，分解成2~3期，每期要達(dá)到什么目的、解決什么問題，都要事先明確，這樣可以使得IT資金不會(huì)過于集中地投入到一個(gè)項(xiàng)目中。對(duì)于一些非重要的任務(wù)，CIO應(yīng)當(dāng)盡可能找到替代方法。

　　對(duì)CIO而言，應(yīng)對(duì)資金緊張的另外一個(gè)向量是人力?！敖?jīng)濟(jì)蕭條時(shí)期，很多企業(yè)裁員，這正是招人的好時(shí)機(jī)?！痹S明認(rèn)為，現(xiàn)在招聘IT人員的成本相對(duì)較低，很多優(yōu)秀的技術(shù)人員開出的工資條件都不高。用更多的人、更長(zhǎng)的時(shí)間去完成項(xiàng)目，許明認(rèn)為在這兩個(gè)向量上投入更多，可以維持項(xiàng)目的高質(zhì)量，而不會(huì)使IT績(jī)效隨著預(yù)算縮減而大打折扣?！邦A(yù)算壓了，但是你的任務(wù)沒完成，就不是一個(gè)合格的CIO?！?/p>

　　今年，建發(fā)集團(tuán)本來計(jì)劃要上一個(gè)大型IT項(xiàng)目，但是咨詢公司的報(bào)價(jià)實(shí)在太高，許明和IT團(tuán)隊(duì)在評(píng)估之后，決定用更為“省錢”的途徑——即從內(nèi)部業(yè)務(wù)和IT部門分別抽調(diào)一些工作人員，共組一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，自己實(shí)施項(xiàng)目，再從咨詢公司請(qǐng)兩個(gè)咨詢顧問，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行指導(dǎo)。由于是企業(yè)的“DIY”項(xiàng)目，最終節(jié)省了50%的資金。

　　“當(dāng)IT系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)，已經(jīng)不是技術(shù)問題，而是管理問題?！痹S明認(rèn)為，用好管理工具，同樣可以做到開源節(jié)流。

　　作為一家擁有40多家全資及控股、參股企業(yè)的國有大型綜合性投資企業(yè)，建發(fā)集團(tuán)總部的IT管理實(shí)行了“相對(duì)集中+部分分布”式管理，對(duì)信息化建設(shè)的人財(cái)物資源的利用效率比較高。目前，建發(fā)集團(tuán)對(duì)貿(mào)易及物流、房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行了IT集中，但對(duì)這兩個(gè)行業(yè)的部分分支機(jī)構(gòu)及其他行業(yè)則實(shí)行分布管理;對(duì)麾下的其他兩個(gè)行業(yè)——旅游酒店和國際會(huì)展，實(shí)行分布式管理。在IT預(yù)算有可能壓縮的情況下，許明正在考慮由下屬效益好的企業(yè)分擔(dān)一些IT運(yùn)維費(fèi)用。

　　以前，基于大集中的IT制度和系統(tǒng)，建發(fā)的ERP系統(tǒng)維護(hù)工作和費(fèi)用都由總部承擔(dān)，但隨著下屬企業(yè)IT建設(shè)的成熟，許明逐漸地將一些下屬企業(yè)IT系統(tǒng)的運(yùn)維“放權(quán)”，并讓下屬企業(yè)也分?jǐn)傄恍┚S護(hù)費(fèi)用。為此，建發(fā)重新界定了集團(tuán)總部IT部門的職責(zé)，將以前培訓(xùn)下屬企業(yè)的IT人員和維護(hù)系統(tǒng)的職能“下放”，由下屬企業(yè)自行完成?！皩?duì)它們來說，費(fèi)用不會(huì)增加多少，但是總部卻可以通過這些管理手段緩解IT預(yù)算不足的問題?！?/p>

　　另辟蹊徑

　　現(xiàn)在，谷歌、Amazon、IBM、微軟等IT企業(yè)巨頭都在不遺余力地推行云計(jì)算，國內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)公司淘寶也是云計(jì)算的擁躉。以往，對(duì)大部分CIO而言，云計(jì)算顯得有些遙不可及，它似乎僅是硅谷科技先鋒們推崇的一個(gè)概念，然而在經(jīng)濟(jì)不景氣的趨勢(shì)下，云計(jì)算對(duì)于中小企業(yè)的CIO們有了切實(shí)可行的現(xiàn)實(shí)意義。

　　IT技術(shù)商這樣描述云計(jì)算——“在互聯(lián)網(wǎng)的載體上，它意味著計(jì)算能力也可以作為一種商品進(jìn)行流通，就像煤氣、水電一樣，取用方便，費(fèi)用低廉”。如果這真能成為現(xiàn)實(shí)，云計(jì)算能給中小企業(yè)帶來的好處非常現(xiàn)實(shí)。首先，它能降低企業(yè)的信息化成本，企業(yè)不必花大量資金購買服務(wù)器，且不需要有專業(yè)人員維護(hù)系統(tǒng);此外，企業(yè)也不需要花大價(jià)錢買軟件，那些提供云計(jì)算服務(wù)的IT企業(yè)用龐大的服務(wù)器規(guī)模、專業(yè)化的軟件技術(shù)及維護(hù)隊(duì)伍輸出IT，中小企業(yè)的CIO們只需按需購買。比如，谷歌的企業(yè)版電子郵件服務(wù)可為用戶提供高達(dá)25GB的存儲(chǔ)空間，年收費(fèi)為50美元。一些基于云計(jì)算的發(fā)布共享系統(tǒng)也更加易用、更加靈活，并且是免費(fèi)的，如Blogger、Flickr和FaceBOok等。另外，云計(jì)算可以提高工作效率，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的分布式存儲(chǔ)，任何人在任何能夠上網(wǎng)的地方均可以與企業(yè)協(xié)同工作，并且功能實(shí)現(xiàn)了集成。

　　美國信息技術(shù)研究公司(Info-Tech Research)資深分析師米歇爾?沃倫(Michelle Warren)指出，大型企業(yè)主要將云計(jì)算用在存儲(chǔ)等基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)上，而中小型企業(yè)則更傾向于將云計(jì)算用到日常的關(guān)鍵性應(yīng)用軟件中。

　　在美國，已經(jīng)有云計(jì)算的企業(yè)應(yīng)用者，如《商業(yè)周刊》報(bào)道的Sanmina-SCI公司，它最初只有少部分員工使用谷歌網(wǎng)絡(luò)服務(wù)Google Apps，6個(gè)月后，這家電子制造公司中約有1000名員工使用該服務(wù)。 Sanmina-SCI公司的CIO莫奈什?佩特爾(Manesh Patel)稱：“我們的項(xiàng)目小組遍布全球各地，Google Apps可以幫助他們進(jìn)行有效協(xié)作”。佩特爾預(yù)計(jì)，未來3年內(nèi)Sanmina-SCI使用Google Apps的員工數(shù)將突破1萬人，約占其員工總數(shù)的25%。

　　中小企業(yè)開始加入云計(jì)算應(yīng)用陣營，且效果看起來還不錯(cuò)，仿佛它能成為IT預(yù)算不足的中小企業(yè)CIO的福音，然而問題在于，中國目前尚沒有任何一家互聯(lián)網(wǎng)公司推出云計(jì)算服務(wù)，而國外IT企業(yè)目前也沒有針對(duì)中國市場(chǎng)的本地化云計(jì)算服務(wù)。所以，現(xiàn)階段它對(duì)于中國中小企業(yè)們來說，僅是一個(gè)美好的設(shè)想，但是它卻給了準(zhǔn)備過緊日子的CIO們一個(gè)另辟蹊徑的思路——其實(shí)，外部有很多資源可以借用。不過，如何少花錢或者不花錢用好外部資源，更加考驗(yàn)CIO的智慧。