各市、縣（市、區(qū)）人民政府，省政府直屬各單位：
《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。
浙江省人民政府辦公廳
2017年1月6日
?。ù思_發(fā)布）
浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作，確保電子文件的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《國務院關于印發(fā)政務信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）、《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》和《國家檔案局關于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）等規(guī)定，結合本省實際，制定本辦法。
第二條 本省縣級以上行政機關或其他法律法規(guī)授權、受委托行使行政職能的組織（以下統(tǒng)稱行政機關）在浙江政務服務網(wǎng)上的電子文件管理，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱的電子文件，是指行政機關通過浙江政務服務網(wǎng)行使行政權力事項，履行公共服務、行政監(jiān)管等職能活動中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等不同形式的電子信息記錄。
本辦法所稱的電子文件管理，是指行政機關對在浙江政務服務網(wǎng)上形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)的電子文件進行管理的活動。
第四條 在浙江政務服務網(wǎng)上辦結歸檔的電子文件是行政機關依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分。浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理應當遵循以下原則：
?。ㄒ唬┙y(tǒng)一規(guī)劃。將電子文件管理工作納入浙江政務服務網(wǎng)總體規(guī)劃，實行統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一標準、流程等進行規(guī)范管理。
?。ǘ┤坦芾?。浙江政務服務網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節(jié)實行全過程管理，確保電子文件運行實現(xiàn)連續(xù)性、安全性、可控性。
?。ㄈ└咝Х?。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，通過浙江政務服務網(wǎng)等渠道提供分層次、分類別的共享利用。
（四）確保安全。采取有效技術手段和管理措施，確保浙江政務服務網(wǎng)電子文件真實、完整、有效和安全。
第五條 浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理職責分工：
（一）省政府辦公廳負責全省政務服務網(wǎng)電子文件管理工作的組織領導，協(xié)調解決有關重大問題，督促檢查各市、縣（市、區(qū)）政府和行政機關工作落實情況。省公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構負責會同省檔案行政主管部門統(tǒng)籌協(xié)調全省政務服務網(wǎng)電子文件管理工作。
各市、縣（市、區(qū)）政府負責組織領導本級政務服務網(wǎng)電子文件管理工作，督促檢查本級政務服務網(wǎng)電子文件管理工作。
各級公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構負責統(tǒng)籌協(xié)調本級政務服務網(wǎng)電子文件管理工作，提供相應技術支持和服務。
?。ǘ┬姓C關按照有關法律法規(guī)規(guī)定，負責各自職責范圍內的浙江政務服務網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等工作。
?。ㄈ┦n案局負責會同有關部門制定浙江政務服務網(wǎng)電子文件相關檔案管理標準、流程等規(guī)范，開展對全省政務服務網(wǎng)電子文件管理工作的培訓和檢查評估；各級檔案行政主管部門依照職責負責對本級政務服務網(wǎng)電子文件管理工作進行監(jiān)督指導。各級國家綜合檔案館負責建設本級政務服務網(wǎng)電子文件統(tǒng)一平臺，促進電子文件接收歸檔、長久保存和共享利用。
第二章 形成與辦理
第六條 各級公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構應當按照《電子文件管理暫行辦法》等有關規(guī)定，建設和完善各級政務服務網(wǎng)電子文件的形成、辦理、歸檔、數(shù)據(jù)交換等基本功能模塊，并實現(xiàn)安全、可靠、有效運行。
行政機關在浙江政務服務網(wǎng)外自行建設的、與浙江政務服務網(wǎng)以數(shù)據(jù)交換方式連接的電子政務系統(tǒng)，其功能需求、辦理流程、數(shù)據(jù)標準等應與浙江政務服務網(wǎng)相銜接，并按規(guī)定向浙江政務服務網(wǎng)匯交電子文件。
第七條 行政機關應當按照機構編制部門審核公布的行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄和運行流程等要求，對本單位在浙江政務服務網(wǎng)上辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規(guī)定，確保電子文件的真實、完整、有效、安全。
第八條 在浙江政務服務網(wǎng)上申請、受理、辦理、辦結、送達等辦理事項過程中形成、獲取的電子文件，應當采用符合標準規(guī)范的文件存儲格式，并根據(jù)信息化發(fā)展的需要，動態(tài)調整相應的文件存儲格式和技術支撐，確保能夠被長期有效讀取。
第九條 浙江政務服務網(wǎng)電子文件的形成、辦理等過程，一般采用網(wǎng)上在線運行方式，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。采用網(wǎng)上在線運行方式的，應當符合國家法律法規(guī)對電子文件的原件形式和標準規(guī)范要求。
行政機關通過浙江政務服務網(wǎng)辦結歸檔的加蓋可靠電子印章的文書類、證照類等電子文件，與紙質文書具有同等法律效力。
第十條 浙江政務服務網(wǎng)電子文件形成、辦理、歸檔等過程中，應當按照《浙江省人民政府辦公廳關于印發(fā)浙江省人民政府電子印章管理暫行辦法和浙江省政府系統(tǒng)電子公文傳輸管理暫行辦法的通知》（浙政辦發(fā)〔2016〕119號）規(guī)定和其他相關技術、管理和數(shù)據(jù)標準規(guī)范執(zhí)行，并采用時間戳、日志、備份等可靠技術保障措施，確保其信息真實、內容完整、可靠安全并形成記錄。
第三章 歸檔與移交
第十一條 行政機關應當按照國家有關文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，制定本單位浙江政務服務網(wǎng)電子文件的歸檔范圍和保管期限要求，并報同級檔案行政主管部門審核確定。
對屬于歸檔范圍的浙江政務服務網(wǎng)電子文件，行政機關應當依據(jù)省有關規(guī)定，標明其可共享利用的范圍及條件。
浙江政務服務網(wǎng)電子文件一般按辦理事項確定保管期限；對于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計等活動所需要的追溯年限。
第十二條 行政機關應當對本單位在浙江政務服務網(wǎng)上運行并具有保存價值的電子文件及時進行歸檔，定期導入相應的電子文件管理系統(tǒng)，并由本單位檔案部門負責管理。
浙江政務服務網(wǎng)電子文件一般以辦理事項為基本單位進行歸檔管理；對于行政執(zhí)法類電子文件，其歸檔材料整理參照《浙江省人民政府法制辦公室關于印發(fā)浙江省行政執(zhí)法案卷評查工作辦法（試行）等相關工作制度的通知》（浙府法發(fā)〔2015〕17號）要求執(zhí)行。
第十三條 歸檔的浙江政務服務網(wǎng)電子文件應當滿足可長期保存的要求，各級公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構要加強技術指導和服務保障，確保電子文件在脫離浙江政務服務網(wǎng)歸檔后能夠被正確讀取和使用。
文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等浙江政務服務網(wǎng)電子文件的歸檔格式，按照國家有關標準規(guī)范執(zhí)行；在浙江政務服務網(wǎng)上以數(shù)據(jù)庫信息臨時抽取組合方式顯示的電子文件，歸檔時以PDF、OFD、XML、HTML等通用格式保存；根據(jù)信息化發(fā)展的需要，由省公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構會同省檔案行政主管部門動態(tài)確定相應通用格式后公布施行。以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的浙江政務服務網(wǎng)電子文件，歸檔時需下載保存原發(fā)布單位的實際電子文件。
第十四條 浙江政務服務網(wǎng)電子文件歸檔采取實時歸檔和定期歸檔相結合的方式。浙江政務服務網(wǎng)電子文件的形成、辦理等人員應在電子文件辦結后實時歸檔，并按國家有關規(guī)定向本單位檔案部門定期報送歸檔。
第十五條 行政機關一般應通過本級國家綜合檔案館電子文件統(tǒng)一平臺，對浙江政務服務網(wǎng)辦結的電子文件進行歸檔移交和集中管理，并按標準規(guī)范做好分類、整理、存儲、封裝、鑒定、檢測等工作。行政機關自行開發(fā)的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，功能需求應符合同級檔案行政主管部門的標準規(guī)范，并做好與本級國家綜合檔案館電子文件統(tǒng)一平臺的技術對接。
浙江政務服務網(wǎng)電子文件歸檔、移交、保管、利用等具體業(yè)務標準規(guī)范和功能需求，由省檔案局另行制定發(fā)布。
第十六條 對屬于國家綜合檔案館接收范圍的浙江政務服務網(wǎng)歸檔電子文件，行政機關應當按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求，自形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對有特殊要求的電子檔案，經(jīng)同級檔案行政主管部門同意，可適當延長移交時間；對涉密電子檔案的移交時間，按保密管理有關規(guī)定和程序報經(jīng)批準后另行實施。經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，行政機關可在浙江政務服務網(wǎng)電子文件向本單位檔案部門實時和定期歸檔的同時，開展移交進館工作，并在規(guī)定時限內辦理移交進館手續(xù)。
第四章 安全保管與共享利用
第十七條 行政機關應當建立健全浙江政務服務網(wǎng)電子文件安全保管各項規(guī)章制度，按照國家信息安全等級保護標準建立安全防護體系，配備必要的信息安全設施設備，推進數(shù)字檔案室標準化建設。
行政機關應當加強對在浙江政務服務網(wǎng)上辦結歸檔的電子文件的安全保管，嚴格按照《浙江省檔案登記備份管理辦法》（省政府令第306號）要求開展檔案登記備份工作，并做好日常檢查、遷移、鑒定、到期銷毀等工作。
第十八條 行政機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權保護、網(wǎng)絡安全等法律法規(guī)規(guī)定，認真履行信息公開的主體責任，做好浙江政務服務網(wǎng)歸檔電子文件的信息公開、開放鑒定等工作，保證電子文件得到方便快捷的共享利用。
第十九條 在浙江政務服務網(wǎng)上形成的電子文件堅持以共享利用為常態(tài)、以不共享利用為例外的原則。行政機關應當按照辦理事項，對本單位在浙江政務服務網(wǎng)上形成的電子文件進行逐項梳理，按照省有關規(guī)定，明確其共享利用的范圍和條件。
屬于共享利用范圍的浙江政務服務網(wǎng)電子文件，未經(jīng)省公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構同意，不得擅自對原共享利用范圍作出限制性規(guī)定或變更屬性。
第二十條 對屬于共享利用范圍的浙江政務服務網(wǎng)電子文件，行政機關應當按照《國務院關于印發(fā)政務信息資源共享管理暫行辦法的通知》和浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務管理辦法有關規(guī)定，拓寬利用渠道，促進共享利用。
行政機關已移交進館的浙江政務服務網(wǎng)電子文件，由各級國家綜合檔案館根據(jù)確定的共享利用范圍和屬性，通過電子文件統(tǒng)一平臺或其他渠道提供共享利用。
第五章 考核與監(jiān)督
第二十一條 行政機關應當制定本單位浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作的各項制度規(guī)定和責任分工，確保責任到崗到人。
第二十二條 加強對浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作的考核監(jiān)督，各級公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構負責會同檔案行政主管部門組織開展工作檢查，對浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作進行評估和通報?？己私Y果作為安排行政機關信息化建設項目和部門預算的重要依據(jù)。
第六章 附 則
第二十三條 各市、縣（市、區(qū)）政府可根據(jù)本辦法，制定本級政務服務網(wǎng)電子文件管理工作實施辦法。
第二十四條 本省鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府（街道辦事處）以及具有公共管理和服務職能的公共企事業(yè)單位通過浙江政務服務網(wǎng)形成的電子文件的管理，參照本辦法執(zhí)行。
第二十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
浙江省人民政府辦公廳
2017年1月12日 印發(fā)
