各市市場監(jiān)管局、審批服務管理局、檔案局，綜改示范區(qū)市場監(jiān)管局、行政審批局：
為加強經(jīng)營主體登記檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平。省市場監(jiān)管局、省檔案局制定了《經(jīng)營主體登記檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。
山西省市場監(jiān)督管理局 山西省檔案局
2024年4月26日
經(jīng)營主體登記檔案管理辦法
第一章總則
第一條為規(guī)范經(jīng)營主體登記檔案管理，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》和《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱經(jīng)營主體是根據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規(guī)登記的主體。
經(jīng)營主體登記檔案是指縣級以上地方人民政府承擔經(jīng)營主體登記工作的部門（以下簡稱登記機關）依法對經(jīng)營主體進行登記、備案過程中形成的對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 經(jīng)營主體登記檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。各級登記機關會同本級檔案主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)營主體登記檔案工作實行監(jiān)督和指導。
省市場監(jiān)督管理局負責建立統(tǒng)一的經(jīng)營主體登記檔案管理制度，各級登記機關負責收集、整理、保護、統(tǒng)計和利用本行政區(qū)域內(nèi)經(jīng)營主體登記檔案。
第四條登記機關應當加強對經(jīng)營主體登記檔案工作的組織領導，保障經(jīng)營主體登記檔案工作所需場所、設施設備和工作經(jīng)費，保證經(jīng)營主體登記檔案工作順利開展，確保經(jīng)營主體登記檔案真實、完整、可用、安全。
第五條 登記機關應當明確經(jīng)營主體登記檔案工作負責部門，配備相應的工作人員負責具體工作。檔案工作人員應當具備良好的政治素質(zhì)，遵紀守法，熟練掌握檔案工作技能和業(yè)務知識，并保持相對穩(wěn)定，定期接受檔案業(yè)務培訓。
第六條 登記機關應當積極支持和加強經(jīng)營主體登記檔案信息化建設，將經(jīng)營主體登記檔案信息化建設納入本單位信息化建設規(guī)劃。
第二章 經(jīng)營主體登記檔案的收集和管理
第七條登記機關按照“一戶一檔、一檔可立多卷”的原則和形成的時間順序，對經(jīng)營主體登記檔案依法分類，有序收集管理。
第八條 經(jīng)營主體存續(xù)期間，登記檔案的保管期限與存續(xù)期一致。
已注銷經(jīng)營主體紙質(zhì)登記檔案，保管期限按有關規(guī)定執(zhí)行。紙質(zhì)檔案銷毀前，登記機關應通過信息化手段建立紙質(zhì)檔案數(shù)字副本。
第九條經(jīng)營主體登記檔案的收集范圍：經(jīng)營主體申請設立（開業(yè)）登記、變更（備案）登記、注銷登記、其他登記等過程中形成的文件材料。
登記機關檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位經(jīng)營主體登記檔案，對本單位經(jīng)營主體登記文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督和指導。
凡屬經(jīng)營主體登記檔案收集范圍內(nèi)的文件材料，實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。
第十條經(jīng)營主體登記檔案根據(jù)國家市場監(jiān)督管理總局公布的提交材料規(guī)范按順序排列文件材料。
第十一條 登記機關統(tǒng)籌開展經(jīng)營主體登記傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
登記機關應建立經(jīng)營主體登記檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。經(jīng)營主體登記檔案的數(shù)字化加工，按照《經(jīng)營主體登記檔案的掃描（利用）分級標準》和檔案數(shù)字化技術規(guī)范有關規(guī)定執(zhí)行。
經(jīng)營主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、規(guī)范標準、高效利用、安全可控的原則，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。
經(jīng)營主體登記電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的1個月內(nèi)。
第十二條經(jīng)營主體因住所（主要經(jīng)營場所、經(jīng)營場所）變化需遷移登記檔案的，只需向遷入地登記機關辦理住所（主要經(jīng)營場所、經(jīng)營場所）變更登記，申請檔案遷入，無需向遷出地登記機關提出遷出申請。遷出地登記機關無正當合法理由不得限制、妨礙經(jīng)營主體遷移，遷移規(guī)程按有關規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 登記機關應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，配置符合國家有關規(guī)定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調(diào)控等必要的設施設備，配備檔案工作所需的工作設備。有條件的登記機關應當實行檔案庫房、閱覽室和檔案工作人員辦公用房三分開。
第十四條 檔案工作人員應當定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保設施設備正常運轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期檢查檔案保管狀態(tài)，對破損的檔案進行修復。
第十五條 登記機關應當對經(jīng)營主體登記檔案的收進和移出、保管數(shù)量、查閱和利用效果等情況進行及時、準確地登記和統(tǒng)計。
第三章 經(jīng)營主體登記檔案的利用
第十六條 登記機關遵循依法、公正、便民的原則，采取線上線下融合的方式為自然人、法人和非法人組織提供經(jīng)營主體登記檔案查詢服務。
經(jīng)營主體登記檔案鼓勵采取數(shù)字化的查詢方式。依法需要鑒定字跡或印鑒的，登記機關應提供紙質(zhì)檔案原件便于鑒定。
第十七條 鼓勵自然人、法人和非法人組織登錄國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)進行經(jīng)營主體基本信息查詢。鼓勵經(jīng)營主體登錄山西省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢經(jīng)營主體自身登記檔案。
公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察機關、審計機關等國家機關可以通過山西省政務外網(wǎng)登錄山西省市場監(jiān)督管理局企業(yè)檔案查詢平臺查詢本省經(jīng)營主體登記檔案。
第十八條 采取線下方式申請查詢經(jīng)營主體登記檔案，應當填寫《經(jīng)營主體登記檔案查詢登記表》,按照下列要求提交材料：
?。ㄒ唬┕矙C關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察機關、審計機關等國家機關查詢與自身工作內(nèi)容有關的經(jīng)營主體登記檔案，應當出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效工作證件原件及復印件。
?。ǘ┦墚斒氯宋械穆蓭煛⒒鶎臃煞展ぷ髡吆头稍鷻C構人員可以查詢與其辦理事項相關的經(jīng)營主體登記檔案。律師應當出具所在單位出具的證明、本人的律師執(zhí)業(yè)證書原件及復印件；基層法律服務工作者應當出具所在單位的證明、本人有效工作證件原件及復印件；法律援助人員應當出具法律援助機構的指派通知書、介紹信及本人的有效工作證件原件及復印件。
?。ㄈ┕C機構、仲裁機構查詢與自身工作內(nèi)容有關的經(jīng)營主體登記檔案，應當出具本機構公函及查詢?nèi)藛T的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復印件。
?。ㄋ模┙?jīng)營主體查詢自身登記檔案，應當出具說明查檔用途的有效介紹信，出示營業(yè)執(zhí)照的原件或加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件及指定查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復印件。
?。ㄎ澹┙?jīng)營主體投資主體查詢其投資的經(jīng)營主體登記檔案，自然人應當出具有效身份證件原件及復印件，法人和非法人組織應當出具有效主體資格文件復印件、加蓋公章的授權委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復印件。
?。┻M入訴訟程序、執(zhí)行程序或仲裁程序的自然人、法人和非法人組織，查詢與自身所涉案件相關的經(jīng)營主體登記檔案，應當提交人民法院或仲裁機構出具的相關司法文書（文件），自然人的有效身份證件原件及復印件、法人和非法人組織有效主體資格文件復印件、加蓋公章的授權委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復印件。
?。ㄆ撸┢飘a(chǎn)管理人（清算組）查詢指定破產(chǎn)（強制清算）經(jīng)營主體登記檔案，應當出具人民法院受理破產(chǎn)（強制清算）案件裁定書、指定破產(chǎn)管理人（清算組）決定書等復印件、指定破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格文件復印件或身份證明、加蓋公章的授權委托書及查詢?nèi)藛T的有效身份證件原件及復印件。
第十九條 公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察機關、審計機關等國家機關可以在全省各級登記機關查詢與自身工作內(nèi)容有關的省內(nèi)經(jīng)營主體的信息查詢單。
任何組織和個人，在填寫《經(jīng)營主體登記事項信息查詢登記表》后，可以在全省各級登記機關申請查詢經(jīng)營主體的登記事項信息；
第二十條登記機關、公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監(jiān)察機關、審計機關等國家機關確需查閱紙質(zhì)檔案原件的，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案查閱登記表》，經(jīng)登記機關經(jīng)營主體登記工作負責人批準后，檔案工作人員全程陪閱。
第二十一條 申請鑒定經(jīng)營主體登記檔案，應當出具鑒定委托書、鑒定機構公函、鑒定機構資質(zhì)復印件、鑒定人員的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復印件，填寫《經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案鑒定登記表》，經(jīng)登記機關經(jīng)營主體登記工作負責人批準后，指定檔案工作人員負責接待。經(jīng)營主體登記檔案鑒定工作應在檔案室或經(jīng)營主體登記機關批準的場所進行。
第二十二條 查閱和鑒定經(jīng)營主體登記檔案要遵守利用規(guī)定、履行相關手續(xù)，不得有篡改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。如有上述行為，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等有關規(guī)定追究相應的法律責任。
第二十三條 經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案利用完畢，檔案工作人員應認真檢查核對，確保經(jīng)營主體登記檔案的完整與安全。
第二十四條經(jīng)營主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的，須遵守《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規(guī)。
登記機關的內(nèi)部審批文書，在辦理涉及登記機關的案件時方可查閱。
第二十五條查詢服務對象對查詢所獲取的經(jīng)營主體登記檔案信息，應當遵守有關法律法規(guī)和國家有關規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和第三方合法權益。所獲取的經(jīng)營主體登記檔案信息僅限于該次查詢的正常利用，不得以其他不正當方式利用或牟取利益。任何組織和個人不得擅自公布不屬于自身所有的檔案。
第四章 獎勵與處罰
第二十六條 有下列情形之一的，依照國家有關規(guī)定給予表揚、表彰或者獎勵：
?。ㄒ唬┰诮?jīng)營主體登記檔案的收集、整理或者利用等方面做出顯著成績的。
（二）對經(jīng)營主體登記檔案的保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
（三）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第二十七條?在經(jīng)營主體登記檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規(guī)給予處分；情節(jié)嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
第五章 附 則
第二十八條本辦法由山西省市場監(jiān)督管理局解釋。
第二十九條本辦法自2024年6月1日起施行，有效期五年。
附件：1.經(jīng)營主體登記檔案的掃描（利用）分級標準
附件：2.經(jīng)營主體登記檔案查詢登記表
附件：4.經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案查閱登記表
附件：5.經(jīng)營主體登記紙質(zhì)檔案鑒定登記表
